یکی از الزامات ارائه با کیفیت و بی نقص رویداد،رعایت نکات لازم قبل از برگزاری رویداد و سمینار، تهیه چک لیست قبل از برگزاری می باشد که تصمیم گرفتیم بخشی از تجربیات خود را که در طی چند سال اخیر و در طول چندین دوره همایش ها و سمینارها کسب نموده ایم را در اختیار شما قرار دهیم.
در گام اول نیاز است ۴ الی ۶ ماه قبل از برگزاری رویداد به نکات و موارد ذیل توجه نمایید:

انتخاب تاریخ
تخمین هزینه ها
تعیین کمیته اجرایی
شناسایی مخاطبین
شناسایی محل رویداد
شناسایی حامیان مالی و پارتنرهای تجاری
تامین سرمایه
بررسی راه ها و شیوه های بازاریابی و اطلاع رسانی
ایجاد صفحه یا سایت رویداد

در گام بعدی و یک هفته قبل از برگزاری رویداد می بایست به نکات ذیل توجه داشت:

نهایی کردن متن و محتوای رویداد با سخنرانان
تهیه یک کپی از برنامه رویداد برای ثبت نام کنندگان
هماهنگی با حامیان مالی
ارسال ایمیل و پیام یادآوری به ثبت نام کنندگان
آماده کردن یک فایل پاورپوینت و به اشتراک گذاشتن آن با سخنرانان

در گام سوم و در حین برگزاری رویداد لازم است:

هماهنگی با تمام اعضای تیم
عکاسی و فیلم برداری از رویداد
هماهنگی نهایی با دبیر همایش برای برگزاری مناسب رویداد و نحوه پذیرایی

در گام چهارم و پایانی، زمانیکه رویداد برگزار شد لازم است:

تهیه گزارش مالی رویداد
انتشار خبر از رویداد روی وب سایت و دیگر سایت های خبرگزاری
ارسال ایمیل تشکر به شرکت کنندگان و سخنرانان همایش
ارسال فرم نظرسنجی برای مخاطبین

توجه داشته باشید برگزاری رویداد های مختلف فرایند ساده ای را دارا هستند اما کار سخت و پیچیده ای هم خواهد بود. اگر قصد دارید بعنوان یک مجری برگزار کننده رویداد فعالیت داشته باشید حتما از قبل با مجموعه های مختلفی که چندین مورد برگزاری رویداد در کارنامه خود دارند همکاری نمایید حال چه بصورت مشاوره در امر اجرا چه برگزاری رویداد. این مورد به شما کمک خواهد کرد تا تجربه بهتری در برگزاری بدست بیاورید و ضریب موفقیت خود را افزایش دهید.

One Reply to “رعایت نکات لازم قبل از برگزاری رویداد و سمینار”

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *